Jak wybrać biuro księgowe dla swojej firmy?
Powierzenie kwestii księgowości zewnętrznej firmie to jedna z najlepszych decyzji już na początku prowadzenia działalności gospodarczej. W ten sposób zyskujemy pewność, że wszystkie dokumenty są składane do odpowiednich urzędów w terminie i w sposób poprawny. Nie da się jednak ukryć, że wybór nie jest prosty – rynek jest bogaty w podobne usługi i początkowo można się pogubić. Pamiętaj, by wybrane przez ciebie biuro księgowe było naprawdę sprawdzone i godne zaufanie. Podpowiadamy, co ma znaczenie i jak wybrać najlepszą księgowość zewnętrzną.
Nowoczesne biuro księgowe Żory
Nie każde biuro rachunkowe sprosta oczekiwaniom nowoczesnego biznesu. Warto zdawać sobie z tego sprawę, gdy poszukujesz zewnętrznej firmy na miarę twoich potrzeb. Zwróć uwagę, czy jej oferta ogranicza się wyłącznie do wprowadzania operacji gospodarczych do systemów księgowych oraz rozliczania podatków, czy też inwestują w nowoczesne technologie informatyczne i systemy ochrony danych. Istotne jest także multidyscyplinarne wykształcenie zatrudnionych pracowników.
Pamiętaj, że biuro księgowe ma nie tylko zapewniać bezpieczeństwo twoich danych i pilnować, aby wszystkie dokumenty były przesłane na czas do właściwego urzędu skarbowego. Istotna jest także jakość świadczonych usług i możliwość dostępu do dokumentacji online. Biuro rachunkowe Inteso korzysta z oprogramowania OCR Saldeo, dzięki któremu nie istnieją ograniczenia dotyczące siedziby firmy – możemy obsługiwać zarówno klientów z Żor i okolic, jak i przedsiębiorców działających na drugim końcu Polski.
Jak wybrać biuro rachunkowe?
Wybierając biuro księgowe, po prostu dokładnie porównaj oferty kilku podmiotów świadczących tego rodzaju usługi. Zwróć uwagę na cenę i lokalizację oraz liczbę obsługiwanych klientów – jednocześnie jednak pamiętaj, że to nie są najważniejsze czynniki, które powinny zaważyć na twojej decyzji. Podpowiadamy, co ma największe znaczenie – jak wybrać biuro rachunkowe dla swojej firmy?
Bezpieczeństwo i ochrona dokumentacji i danych
Jednym z najważniejszych aspektów, które musisz wziąć pod uwagę, jest gwarancja bezpieczeństwa dokumentacji i ochrona danych. To szczególnie istotne, gdy opiekę nad swoimi dokumentami zewnętrznej firmie powierza duże przedsiębiorstwo. Aby zyskać pewność, że wstępnie wybrane biuro rachunkowe posiada sprawdzone systemy zabezpieczeń, możesz zlecić audyt zleceniobiorcy. Jako potencjalny klient możesz również zapytać, czy posiadają regulamin wewnętrznej polityki bezpieczeństwa i jak zapobiegają wyciekowi czy utracie danych.
Aktywne realizowanie zadań
Najczęściej stosowaną praktyką jest oczekiwanie, aż klient prześle firmowe dokumenty z danego miesiąca i to właśnie na nim spoczywa obowiązek terminowego ich składania. Okazuje się jednak, że nowoczesne biuro księgowe pracuje znacznie bardziej aktywnie – poznaj kilka rozwiązań, które mogą usprawnić obieg dokumentów:
- specjalne narzędzia wewnętrzne,
- współpraca bez przesyłanie oryginalnych dokumentów,
- możliwość wykorzystywania faktur w formie elektronicznej.
Wyszkoleni pracownicy
Biuro księgowe może zatrudniać pracowników, których zadaniem jest dokształcanie się we własnym zakresie lub oferować im wewnętrzne szkolenia. To bardzo ważne, by zatrudnione osoby stale podnosiły swoje kompetencje i były na bieżąco w zmieniających się przepisach, dzięki czemu będą w stanie zaproponować ci najkorzystniejsze dla ciebie formy rozliczenia.
Praca na systemach wspierających działalność operacyjną
Księgowość służy wspieraniu bieżących działań danego biznesu – pracownicy biura dostarczają bowiem aktualne dane, na podstawie których można podejmować dalsze decyzje. Właśnie z tego względu powinno dysponować nowoczesnymi systemami i doświadczeniem w pracy z nimi. Chcąc zweryfikować, czy wstępnie wybrane biuro księgowe jest przygotowane na pracę w oparciu o twoje oczekiwania, warto zadać kilka pytań dotyczących systemu wspierania działalności klienta.
Pracownicy współpracujący z klientem
Zanim podpiszesz umowę, dowiedz się, którzy pracownicy będą współpracowali z twoim przedsiębiorstwem. To bardzo ważne, ponieważ biuro księgowe zatrudnia nierzadko sporo pracowników – musisz wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za obsługę twojej firmy. Pamiętaj, by poznać jego doświadczenie w zakresie pracy z podobnymi klientami i kompetencje zawodowe, które posiada.
Zakres świadczonych usług
Niewielkie biuro księgowe, którego usługi ograniczają się do usług rachunkowych, bardzo często jest wszystkim, czego potrzebujesz. Czy zatem firmy multidyscyplinarne mają nad nim przewagę? Zwróć uwagę, że korzystanie z ich usług daje ci możliwość konsultacji ze specjalistami z innych dziedzin (doradztwo prawne czy usługi podatkowe).
Specjalizacja w danej branży
Jeśli zastanawiasz się, jak wybrać biuro księgowe dla firmy, zawsze sprawdzaj doświadczenie w obsłudze podobnych przedsiębiorstw i zapoznaj się z opiniami innych klientów. Zwróć uwagę nie tylko na specyfikę obsługiwanych dotychczas działalności gospodarczych, ale również ich skalę. Mile widziana jest specjalizacja w danej branży i umiejętność prowadzenia dokumentacji firmy o określonej wielkości.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Niezależnie od tego, z którą firmą zewnętrzną podejmiesz współpracę, zawsze zwracaj uwagę, czy wybrane biuro księgowe posiada ubezpieczenie. Polisa OC jest w tej branży obowiązkowa i daje ci pewność, że w razie jakichkolwiek nieprawidłowości w rozliczeniach księgowo-podatkowych będziesz miał zabezpieczenie i nie zostaniesz obciążony kosztami.