Jak współpracować z biurem księgowym?

Zewnętrzne biuro rachunkowe to bardzo dobre rozwiązanie dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Outsourcing usług księgowych pozwala uniknąć tworzenie wewnętrznego działu i daje pewność, że będą one przeprowadzone w sposób kompleksowy i profesjonalny. Warto jednak pamiętać, że współpraca powinna opierać się na kilku zasadach, które przełożą się na konkretne obopólne korzyści. O co należy zadbać?

Profesjonalne biuro rachunkowe może świadczyć zarówno wyłącznie usługi księgowe, jak i prowadzić dokumentację płacowo-kadrową. Niezależnie od zakresu współpracy, warto zadbać, by przebiegała ona sprawnie i w sposób zadowalający dla obu stron. Opierając się na swoim doświadczeniu w pracy z klientem, chcielibyśmy przedstawić najważniejsze zasady, o których warto pamiętać, gdy decydujemy się na outsourcing, czyli korzystanie z usług firmy zewnętrznej. 

 

Biuro rachunkowe Żory - zasady współpracy

Aby współpraca z biurem księgowym przebiegała w sposób maksymalnie płynny i zadowalający dla obu stron, już na etapie podpisywania umowy należy dokładnie określić zakres obowiązków. W tym miejscu należy ustalić, czy przedsiębiorca zainteresowany jest wyłącznie usługami księgowymi, czy też płacowo-kadrowymi (wymaga to upoważnienia pracowników biura do dostępu do teczek osobowych pracowników). Na tym etapie wyznaczone zostają również ewentualne obowiązki samego klienta. Wszystko natomiast musi zostać spisane w sporządzonej dla obu stron umowie.

Drugim istotnym aspektem owocnej współpracy między przedsiębiorcą a zewnętrzną księgowością jest przestrzeganie terminów. Klient, który zobowiązał się do dostarczania dokumentów swojej firmy, musi pamiętać, że od niego zależy, czy zostaną one złożone w terminie określonym w przepisach prawa. Zarówno sposób, jak i czas przekazywania ich należy określić we wcześniej sporządzonej umowie.

Niezwykle ważna we współpracy jest komunikacja. Biuro księgowe musi udostępnić dane kontaktowe do osoby, z którą przedsiębiorca powinien kontaktować się, gdy pojawią się jakiekolwiek wątpliwości. To ważne, by wyznaczony pracownik był maksymalnie dyspozycyjny i dostępny pod przekazanym adresem e-mail czy numerem telefonu. Pozwoli to uniknąć niechcianych błędów podczas fakturowania czy składania oświadczeń.

Dobra komunikacja sprawia, że możliwe jest wspólne rozwiązywanie problemów. Warto zwrócić uwagę, czy zatrudnione biuro księgowe umożliwia spotkania ze specjalistami w przypadku istotnych zagadnień dotyczących działania czy rozwoju firmy. Aby to było możliwe, ważne są również wiedza i kompetencje pracowników zatrudnianych przez zewnętrzną firmę. Klient natomiast powinien przesłać przed spotkaniem pytania, które już się pojawiły – to znacząco ułatwi przygotowanie się i sprawne rozwiązanie napotkanego problemu.

Niezwykle ważna jest także wzajemna informacja. Klient nie powinien zataić żadnej istotnej kwestii, która wpływa na treści zawarte w oficjalnej dokumentacji firmy. Niezbędną praktyką jest również przekazywanie informacji o otrzymywanej korespondencji czy zmianach w strukturze lub usługach firmy. Zatrudnione biuro księgowe może natomiast na bieżąco udostępniać potwierdzenia wysyłki dokumentów do urzędu skarbowego.

 

Biuro księgowe Żory - jak wybrać najlepsze?

Nie ulega wątpliwości, że outsourcing usług księgowych znacząco ułatwia przedsiębiorcy prowadzenie jego biznesu. Dzięki temu może skupić się na świadczonych usługach czy sprzedawanych produktach, nie zaś formalnej stronie prowadzenia działalności. Istotne jest zachowanie powyższych zasad, które znacząco ułatwią współpracę. Nie mniej ważne jest jednak to, by wcześniej we właściwy sposób wybrać biuro księgowe, z którym będziesz współpracował przez lata.

Jak wybrać najlepsze biuro księgowe dla siebie?

• Doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji podobnych przedsiębiorstw – to istotne, by podpisać umowę z biurem rachunkowym, które współpracowało już z przedsiębiorstwami o podobnym profilu i zbliżonych rozmiarach.
• Bezpieczeństwo danych – pamiętaj, że dane twojej firmy muszą być chronione. Nim zdecydujesz się na współpracę z konkretną firmą, zawsze upewnij się, z jakich systemów zabezpieczeń korzysta.
• Wykształcenie i specjalizacja pracowników – zwróć uwagę, czy twoi przyszli współpracownicy z firmy zewnętrznej stale się doszkalają i czy biuro księgowe dba o poszerzanie ich kompetencji oraz aktualizację wiedzy dotyczącej zmian w prawie.
• Kontakt z pracownikami – zanim podpiszesz umowę, upewnij się, czy wybrane biuro księgowe zapewnia stały kontakt z pracownikami. To bardzo ważne, by w umowie znalazł się zapis o pracowniku, który będzie zajmował się twoimi sprawami oraz został określony sposób porozumiewania się z nim.

Biuro rachunkowe Inteso to doświadczenie we współpracy z małymi i dużymi przedsiębiorstwami. Oferujemy usługi księgowe w zakresie prowadzenia Ksiąg Rachunkowych, Podatkowych Ksiąg Przychodów i Rozchodów, Ewidencji Ryczałtowych oraz prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych. Oferujemy również sporządzanie sprawozdań do Urzędu Statystycznego, Ochrony Środowiska oraz Sprawozdania do KRS. Na życzenie klienta firmowego oraz indywidualnego przygotowujemy również rozliczenia roczne PIT. Sporządzamy również rozliczenia roczne z dochodów osiągniętych poza granicami naszego kraju. Współpracując z nami, zyskujesz pewność kompleksowej usługi z zakresu księgowości. Dzięki oprogramowaniu OCR obsługujemy klientów z całej Polski.